Irgendwann kommt der Moment, in dem das bestehende CRM mehr bremst als es hilft. Daten liegen an verschiedenen Stellen, Marketing und Vertrieb arbeiten in getrennten Systemen und Automatisierungen, die den Alltag eigentlich erleichtern sollten, sind entweder gar nicht möglich oder so aufwändig umzusetzen, dass sie niemand wirklich angeht. Das resultiert dann häufig in Prozessen, die auf dem Papier vermeintlich funktionieren, aber in der Praxis an allen Ecken und Enden haken. Genau in dieser Situation entscheiden sich viele Unternehmen dazu, das bestehende CRM zu wechseln und auf eine andere CRM Plattform zu migrieren.
Warum Unternehmen ihr CRM wirklich wechseln
Die Entscheidung für einen CRM Wechsel fällt selten spontan. Meistens ist sie das Ergebnis eines langen Prozesses, in dem sich Frustration Stück für Stück aufgebaut hat, bis irgendwann der Punkt erreicht ist, an dem der Status quo teurer ist als die Veränderung.
Häufig beginnt es mit Datensilos. Das bedeutet: Kontakte liegen im CRM, E-Mail-Marketing läuft in einem anderen Tool, Webinar-Daten werden nochmal woanders abgelegt und kein System spricht wirklich mit dem anderen. Gleichzeitig sinkt die Nutzerakzeptanz, weil ein CRM, das niemand wirklich nutzt, keine Datenbank ist, sondern eine teure Ablage. Darüber hinaus werden Prozesse, die sich längst automatisieren ließen, manuell abgearbeitet, weil das System es nicht anders hergibt und gerade bei Enterprise-Lösungen wie Salesforce oder Microsoft Dynamics zahlen viele Unternehmen für Funktionen, die sie schlicht nicht brauchen.
Am Ende steht oft das gleiche Bild: Marketing und Vertrieb arbeiten aneinander vorbei, Leads verschwinden in der Übergabe und niemand hat ein vollständiges Bild vom Kunden. HubSpot löst diese Probleme nicht automatisch, aber es schafft die technische Grundlage, auf der sie sich tatsächlich lösen lassen.
Was eine HubSpot Migration bedeutet
Eine HubSpot Migration ist kein rein technisches Projekt. Denn wer sie so behandelt, unterschätzt den Aufwand und überschätzt das Ergebnis. Eine Migration ist immer auch eine Chance, Prozesse grundlegend zu überdenken und sich mit grundlegenden Fragen auseinanderzusetzen, wie: Welche Daten brauchen wir wirklich? Welche Workflows haben sich bewährt, welche sind über Jahre gewachsen und längst überholt? Und welche Felder im alten System wurden nie befüllt, weil sie schlicht niemanden interessiert haben?
Die Datenmigration zu HubSpot ist der technische Kern des Projekts, aber der strategische Rahmen entscheidet darüber, ob das neue System langfristig funktioniert und vom Team auch angenommen wird.
Was migriert werden kann
Bei einer professionell durchgeführten CRM Migration lassen sich in der Regel alle wesentlichen Datensätze übertragen: Kontakte und Unternehmen, Deals und Pipelines, Aktivitäten, Notizen und Aufgaben, benutzerdefinierte Felder und Eigenschaften sowie – je nach Ausgangssystem – auch E-Mail-Historien und bestehende Segmentierungen.
Was sich nicht immer direkt übertragen lässt, sind komplexe Automatisierungen, die im alten System über Jahre gewachsen sind und eng mit proprietären Strukturen verknüpft wurden. Auch Daten, die im Ausgangssystem unstrukturiert oder inkonsistent abgelegt wurden, bereiten erfahrungsgemäß die meisten Schwierigkeiten. Genau deshalb ist die Vorbereitung so entscheidend.
Von welchen CRM Systemen wird am häufigsten zu HubSpot migriert?
Jedes Ausgangssystem hat seine Eigenheiten und genau deshalb steht am Anfang jeder Migration eine sorgfältige Analyse: Welche Objekte, Felder und Abhängigkeiten gibt es? Wo liegen Datenqualitätsprobleme, die vor der Übertragung gelöst werden müssen? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, beginnt das eigentliche Datenmapping.
Wechsel von Salesforce zu HubSpot
Der klassische CRM Wechsel im B2B-Umfeld führt häufig von Salesforce zu HubSpot. Salesforce ist mächtig, aber auch komplex und für viele Unternehmen schlicht überdimensioniert. Die Migration ist technisch anspruchsvoll, weil Salesforce-Setups oft stark individualisiert sind: Custom Objects, historische Aktivitäten, tief verschachtelte Automatisierungen. Mit einem sorgfältigen Datenmapping und dem richtigen Partner ist sie aber vollständig umsetzbar, ohne dass Daten verloren gehen.
Wechsel von Pipedrive zu HubSpot
Pipedrive ist ein solides Vertriebs-CRM, das aber schnell an seine Grenzen stößt, sobald Marketing-Automation und Kundenservice dazukommen. Die HubSpot Migration von Pipedrive ist in der Regel sauber und vergleichsweise schnell, da Kontakte, Deals und Aktivitäten sich gut strukturiert übertragen lassen und Teams unmittelbar von der tieferen Integration mit dem HubSpot Marketing Hub profitieren.
Wechsel von Zoho zu HubSpot
Zoho ist für viele Unternehmen der erste Schritt in Richtung CRM, erschwinglich, schnell eingerichtet und für den Einstieg durchaus brauchbar. Mit wachsender Komplexität stoßen Teams aber regelmäßig an die Grenzen der Plattform. Denn die Integration zwischen den einzelnen Zoho-Modulen ist oft weniger nahtlos als zunächst vermutet und die Benutzeroberfläche wird mit zunehmendem Funktionsumfang mehr und mehr unübersichtlich. Beim CRM Wechsel von Zoho zu HubSpot lassen sich Kontakte, Unternehmen, Deals und Aktivitäten in der Regel gut strukturiert übertragen. Entscheidend ist dabei auch hier eine sorgfältige Analyse der bestehenden Felder und Modulstrukturen, bevor das eigentliche Datenmapping beginnt.
Wechsel von MS Dynamics zu HubSpot
Microsoft Dynamics ist ein leistungsstarkes System, das vor allem in größeren Unternehmen und Konzernen verbreitet ist, die oft tief in die Microsoft-Infrastruktur eingebettet und über Jahre hinweg individuell angepasst wurden. Genau das macht die HubSpot Migration von Dynamics technisch anspruchsvoll. Denn Custom Entities, komplexe Beziehungsstrukturen und historische Datenmengen erfordern ein besonderes und sorgfältiges Datenmapping. Gleichzeitig ist der Wechsel für viele Unternehmen ein bewusster Schritt weg von einer IT-getriebenen Lösung hin zu einem System, das Marketing und Vertrieb eigenständig bedienen kann.
Wechsel von Brevo zu HubSpot
Brevo, früher bekannt als Sendinblue, ist in erster Linie ein E-Mail-Marketing-Tool und kein vollwertiges CRM. Unternehmen, die von Brevo zu HubSpot wechseln, tun das meist, weil sie über das reine E-Mail-Marketing hinauswachsen und eine Plattform brauchen, die auch Vertrieb, Lead-Management und Automatisierungen abbildet. Die Datenmigration zu HubSpot umfasst in diesem Fall vor allem Kontaktlisten, Segmentierungen und E-Mail-Historien. Da Brevo keine tiefe CRM-Struktur mitbringt, ist der technische Aufwand überschaubar. Der eigentliche Mehrwert jedoch entsteht durch den Aufbau einer vollständigen CRM-Logik in HubSpot, die in Brevo schlicht nicht möglich ist.
Wechsel von ActiveCampaign zu HubSpot
ActiveCampaign ist eine beliebte Wahl für Unternehmen, die Marketing-Automation mit einem einfachen CRM kombinieren wollen. Wer jedoch skaliert und komplexere Vertriebsprozesse abbilden möchte, merkt schnell, dass ActiveCampaign an seine Grenzen stößt, besonders wenn es um tiefere Pipeline-Steuerung, Reporting und die Verzahnung von Marketing und Sales geht. Beim CRM Wechsel von ActiveCampaign zu HubSpot lassen sich Kontakte, Tags, Listen und Automatisierungen übertragen, wobei die Automatisierungslogik in der Regel neu aufgebaut werden muss, da beide Plattformen unterschiedliche Konzepte verfolgen. Das ist die Gelegenheit, Workflows von Grund auf sauber und skalierbar aufzusetzen.
Wechsel von Excel zu HubSpot
Wer noch kein strukturiertes CRM nutzt, braucht vor der Migration vor allem eines: eine saubere Datenbasis. Rohdaten aus Excel-Tabellen lassen sich in HubSpot importieren, aber nur dann, wenn sie einheitlich strukturiert und bereinigt sind. Dieser Schritt kostet Zeit, zahlt sich aber langfristig aus, denn wer mit schlechten Daten startet, arbeitet auch im neuen System mit schlechten Daten.
Der Migrationsprozess: Schritt für Schritt
Eine HubSpot Migration folgt einem klaren Ablauf. Wer einzelne Schritte überspringt oder abkürzt, riskiert Datenverluste, Doppelarbeit, eine schlechte Nutzerakzeptanz nach dem Go-live und damit genau die Probleme, die der Wechsel eigentlich lösen sollte.
Schritt 1: Bestandsaufnahme und Analyse
Bevor eine einzige Zeile Daten bewegt wird, steht die Analyse. Welche Daten liegen im alten System und welche davon sind tatsächlich relevant? Welche Felder, Pipelines und Automatisierungen werden im neuen System wirklich gebraucht und welche können getrost zurückgelassen werden? Diese Phase wird oft unterschätzt, ist aber die Grundlage für alles, was danach kommt. Wer hier sorgfältig arbeitet, spart sich später viele Korrekturrunden.
Schritt 2: Ziele definieren
Was soll die CRM Migration konkret bringen? Engere Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb? Mehr Transparenz in der Pipeline? Kürzere Sales-Zyklen oder eine bessere Grundlage für datenbasierte Entscheidungen? Klare Ziele helfen dabei, das neue System von Anfang an richtig aufzusetzen und den Erfolg später tatsächlich messbar zu machen.
Schritt 3: Daten bereinigen und vorbereiten
Doppelte Kontakte, fehlende Pflichtfelder und inkonsistente Schreibweisen. Das sind typische Stolperfallen bei einer Datenmigration zu HubSpot. Wer diese Probleme nicht vor der Migration löst, schleppt sie ins neue System und hat dort dieselben Schwierigkeiten wie vorher, nur in einem anderen Interface. Konkret bedeutet dieser Schritt: Duplikate zusammenführen, fehlende Daten ergänzen, Felder vereinheitlichen und gemeinsam klären, welche Altdaten archiviert statt migriert werden.
Schritt 4: Datenmapping und HubSpot Setup
Jetzt wird festgelegt, welche Daten aus dem alten System welchen Feldern in HubSpot entsprechen. Gleichzeitig wird HubSpot entsprechend der definierten Prozesse und Ziele konfiguriert. Das beinhaltet unter anderem Pipelines, Custom Properties, Workflows, Benutzerrollen und Zugriffsrechte. Das Datenmapping ist der technisch anspruchsvollste Teil der HubSpot Migration und der, bei dem Fehler am teuersten sind, weil sie sich durch den gesamten Datenbestand ziehen können.
Schritt 5: Test-Migration
Vor der finalen Übertragung wird eine kontrollierte Test-Migration durchgeführt. Dabei zeigt sich, ob das Datenmapping korrekt ist, ob Felder richtig befüllt werden und ob die Datenstruktur in HubSpot so funktioniert wie geplant. Vollständigkeit und Korrektheit werden mit dem Ausgangssystem abgeglichen und erst wenn dieser Abgleich stimmt, geht es in den Go-live über.
Schritt 6: Go-live und Übergabe
Die finale Migration findet zu einem definierten Zeitpunkt statt, der gemeinsam mit dem Team festgelegt wird. Idealerweise wird dies so geplant, dass der laufende Betrieb nicht unterbrochen wird. Nach dem Go-live folgt die Einweisung der Nutzer und die Dokumentation der neuen Strukturen, damit das Team von Tag eins selbstständig und produktiv arbeiten kann.
Schritt 7: Optimierung und Weiterentwicklung
Eine CRM Migration endet nicht mit dem Go-live. In den ersten Wochen zeigt sich, wo Anpassungen nötig sind und wo das Setup noch nicht ganz passt. Viele Unternehmen erweitern ihr HubSpot Setup in dieser Phase um weitere Bausteine, wie Marketing Automation, ERP-Anbindungen, BI-Reporting oder individuelle Integrationen. Der Go-live ist damit nicht das Ende des Projekts, sondern der Startpunkt für die kontinuierliche Weiterentwicklung.
Die häufigsten Fehler bei einer CRM Migration
Auch gut geplante Migrationen scheitern manchmal. Meistens liegt das nicht an der Technik, sondern an Entscheidungen, die zu früh oder zu spät getroffen wurden.
Der erste und häufigste Fehler ist die Unterschätzung der Datenqualität. Die Menge der Daten ist selten das Problem, entscheidend ist vielmehr ihre Qualität. Inkonsistente Felder, doppelte Datensätze und fehlende Pflichtangaben sind die häufigsten Ursachen für Probleme nach der CRM Migration und sie lassen sich fast immer auf eine unzureichende Vorbereitung zurückführen.
Eng damit verbunden ist das fehlende Datenmapping. Wer nicht vorab sorgfältig definiert, welche Felder im alten System welchen in HubSpot entsprechen, riskiert Datenverluste oder eine Datenstruktur im neuen System, die niemand wirklich nutzen kann. Das klingt zwar selbstverständlich, wird in der Praxis aber regelmäßig unterschätzt.
Ein weiterer klassischer Fehler: Nutzer werden zu spät einbezogen. Ein CRM, das ohne das Team aufgebaut wird, wird vom Team nicht genutzt. Wer Vertrieb, Marketing und IT frühzeitig in den Prozess einbindet, erhöht die Akzeptanz und vermeidet spätere Anpassungsschleifen, die Zeit und Budget kosten.
Und schließlich: Wer eine HubSpot Migration nur als Datentransfer begreift und keine Prozesse überdenkt, verliert die größte Chance des Wechsels. Die Migration ist der ideale Moment, um das neue System von Anfang an richtig aufzusetzen und nicht um alte Strukturen eins zu eins zu kopieren.
Was eine HubSpot Migration kostet
Die Kosten einer CRM Migration lassen sich nicht pauschal beziffern, weil sie von zu vielen Faktoren abhängen. Zum einen von der Komplexität des Ausgangssystems und zum anderen von der Datenmenge und -qualität, der Anzahl der zu migrierenden Objekte und Felder, den erforderlichen Integrationen mit anderen Systemen sowie dem Schulungs- und Change-Management-Aufwand.
Einfache Migrationen von Pipedrive oder einem ähnlichen System sind in wenigen Wochen umsetzbar und entsprechend überschaubar im Aufwand. Komplexe Migrationen von Salesforce oder MS Dynamics mit vielen Custom Objects, historischen Aktivitäten und tief integrierten Automatisierungen können dagegen mehrere Monate in Anspruch nehmen.
Wichtiger als die reinen Projektkosten ist jedoch erfahrungsgemäß der Return on Invest (ROI). Unternehmen, die eine HubSpot Migration professionell umsetzen, sehen die ersten messbaren Verbesserungen in der Regel innerhalb von 6–12 Monaten nach dem Go-live, was sich auf effizientere Prozesse, eine bessere Datenqualität und eine höhere Nutzerakzeptanz zurückführen lässt.
Wenn Sie sich einen genauen Überblick über HubSpot Kosten und Preise machen wollen, haben wir euch hier einen ausführlichen Blogartikel verlinkt. Darüber hinaus könnt ihr euch gerne im Rahmen unseres HubSpot ROI Kalkulators den Return on Invest bei einer möglichen HubSpot Migration berechnen lassen.
Fazit: Eine HubSpot Migration ist mehr als ein simpler Datentransfer
Ein CRM Wechsel zu HubSpot ist eine strategische Entscheidung und eine, die sich lohnt, wenn sie richtig angegangen wird. Sie gibt Unternehmen die Möglichkeit, Marketing- und Vertriebsprozesse neu zu denken, Daten zentral zu organisieren und die Zusammenarbeit zwischen Teams auf eine gemeinsame Grundlage zu stellen.
Mit der richtigen Vorbereitung, einem klaren Prozess und dem nötigen Fokus auf Datenqualität und Nutzerakzeptanz ist eine HubSpot Migration kein Risiko, sondern ein echter Wachstumshebel, der sich in den meisten Fällen schneller auszahlt, als viele Unternehmen erwarten.
Ihr plant einen CRM Wechsel und wollt wissen, was das für euer Unternehmen konkret bedeutet? Wir begleiten B2B-Unternehmen bei der HubSpot Migration und das von der ersten Analyse bis zum Go-live und darüber hinaus. Sprecht uns gerne an. Wir unterstützen euch bei all euren HubSpot Fragen.
