Warum Tech-Unternehmen ab sofort HubSpot nutzen sollten

Excel, ERP, Outlook und WordPress – eine ziemlich gängige Tool-Kombination, wenn es um Marketing und Vertrieb in Technologieunternehmen im deutschen Mittelstand geht. Problematisch wird es mit der Toollandschaft dann, wenn die Nachfrage zunimmt, immer mehr Anfragen eingehen und die Zahl der aktiven Kunden sowie die Mitarbeiterzahl steigen. Schnell entsteht ein Chaos, weil zwischen den einzelnen Technologien Daten und Zuständigkeiten verloren gehen und dadurch im schlimmsten Fall Chancen für weiteres Wachstum verpasst werden.

Wer diesen Schmerz schon einmal erlebt hat, weiß: Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, sich mit Marketing- und Sales-Prozessen zu beschäftigen und ein tragfähiges Tech-Stack zu definieren. CRM, Marketing- und Sales-Automatisierung rücken in den Fokus. Doch wie entscheidet man sich für das richtige CRM? Wer ist ein geeigneter, langfristiger Technologiepartner?

Ein Blick auf typische Wachstumsszenarien in IT-Unternehmen hilft bei der Entscheidung.

Vom Gründervertrieb zum strukturierten Sales-Prozess

Das Kerngeschäft ist klar: Software- oder Software-as-a-Service-Produkte entwickeln, die echten Mehrwert für die Kunden bieten. Der Fokus liegt, gerade in den ersten Jahren, auf der Produktentwicklung und dem Ziel, Kunden zu begeistern und zu binden.

Ein festes Marketing- oder Vertriebsteam? Nicht immer vorhanden. Gründer oder CTO übernehmen die ersten Sales-Gespräche. Jeder packt mit an, erste Erfolge stellen sich ein bis klar wird: Die Arbeitslast muss aufgeteilt werden. Spezialisten werden gebraucht. Die Organisation wächst typischerweise schneller als die Prozesse. Und genau hier zeigt sich, dass Skalierung nur dann gelingt, wenn wiederkehrende Aufgaben prozessiert und automatisiert werden.

Das Marketing-Team ist dafür zuständig, die Lead-Pipeline mit hochwertigen Leads zu füllen und übergibt anschließend in Richtung Sales Development Representative oder auch an Inside Sales Manager, die den Lead weiterqualifizieren mit dem Ziel, am Ende einen Termin für den Sales Manager zu setzen. Das sind etliche Übergänge in unterschiedlichen Abteilungen, was leicht bedeuten kann, dass Informationen verloren gehen können, besonders, wenn alle in unterschiedlichen Tools arbeiten.

Alles in einem Tool: HubSpot als zentrale Plattform

Also braucht es ein Tool, das nicht nur Excel-Tabellen ersetzt, sondern sämtliche Stationen der Customer Journey abdeckt – von Marketing über Vertrieb, idealerweise bis hin zum Support. Hier kommt HubSpot ins Spiel: eine modulare CRM-Plattform, die Marketing, Vertrieb, Kundenservice und Operations in einem System vereint. Die sogenannten „Hubs“ decken verschiedene Bereiche ab:

Marketing Hub: Leadgenerierung & Automatisierung

• Sales Hub: Vertriebs- und Deal-Management
• Service Hub: Kundenbetreuung und Support
• Content Hub: Webseiten, Blog & Landingpages
• Operations Hub: Datenmanagement & Automatisierung

Klingt mächtig – ist es auch. Aber Schritt für Schritt: Wobei unterstützt HubSpot Tech-Unternehmen konkret?

Bessere Vernetzung von Marketing & Sales

„Was wurde eigentlich aus den Leads, die wir euch vor zwei Monaten übergeben haben?“ oder „Die Leads, die ihr uns gebt, sind nicht qualifiziert genug.“ Zwei typische Sätze, wenn Marketing und Sales nicht gut abgestimmt sind.

Gerade in der Tech-Branche mit langen Sales-Zyklen kann sich niemand leisten, Leads zu verlieren, weder durch schlechte Qualifizierung noch durch fehlende Follow-ups.

Hier bringt HubSpot Klarheit:

• Beide Teams arbeiten im selben CRM. Marketing-Aktivitäten wie Klicks, Downloads oder E-Mail-Öffnungen sind ebenso dokumentiert wie Vertriebsaktivitäten (Anrufe, E-Mails, Termine).
• Lead Scoring & Nurturing: Relevante Aktivitäten werden bewertet und Leads so lange mit passendem Content versorgt, bis sie „sales-ready“ sind.
  Automatisierte Übergabe: Mit Workflows werden qualifizierte Leads automatisch an den richtigen Vertriebsmitarbeiter übergeben.

So wird ein der klassische Marketing-Sales-Konflikt gelöst und wir können uns auf das konzentrieren, was wir alle am liebsten haben: erfolgreiche Geschäftsabschlüsse und glückliche Kunden.

Vertriebsteams entlasten & Leads effizienter bearbeiten

Software-Produkte sind erklärungsbedürftig, besonders im B2B. Die Folge: komplexe Vertriebsprozesse, viele Abstimmungen, lange Entscheidungszyklen.

Der HubSpot Sales Hub bietet echte Unterstützung:

• Individuelle Deal-Pipelines: Der Vertriebsprozess wird einmal definiert, jede Phase bekommt klare Kriterien.
• Sequenzen & Vorlagen: E-Mails nicht ständig neu schreiben, stattdessen mit personalisierten Vorlagen und automatisierten Follow-ups arbeiten.
• Leitfäden: Standardisierte Gesprächsabläufe als Playbook hinterlegen und sicherstellen, dass alle wichtigen Fragen geklärt werden.
• Meeting-Planung: Schluss mit dem E-Mail-Ping-Pingpong! Interessenten buchen ihre Termine über einen personalisierten Link, der sich mit dem Kalender synchronisiert.

Was das bringt? Mehr Zeit für inhaltliche Gespräche, etwa durch gezielte Webinare oder individuelle Demos.

Weniger Silos, verlässliche Daten, erhöhte Transparenz

Wenn es darum geht, ein geeignetes Tool entlang aller Kunden-Touchpoints zu finden, sollte man sich auch folgende Frage stellen: Wie lässt es sich mit der bestehenden Tool-Landschaft integrieren?

Typisch im Tech-Alltag: Viele spezialisierte Tools. JIRA für Tickets, Outlook für Termine, Slack für interne Kommunikation, WordPress für die Website, Mailchimp fürs E-Mail-Marketing. Einzeln stark, aber ohne Integration chaotisch.

Mit über 875 Integrationen im hauseigenen App-Marktplatz lässt sich HubSpot einfach mit der bestehenden Systemlandschaft verknüpfen.

Die Vorteile:

• Ein Login: Statt zehn Tools – ein Zugang, alles im Blick.
• Echte Transparenz: Eine Datenquelle, ein CRM – keine unterschiedlichen Datenstände mehr.
• Dashboards & Reports: Berichte per Drag-and-Drop bauen und automatisiert mit dem C-Level teilen.

Mal ehrlich: Wir haben es alle gerne praktisch und bequem und ist man erstmal angekommen in der neuen Welt der nahtlosen Übergänge, will man nie mehr anders arbeiten.

Mitwachsen statt neu anschaffen: HubSpot als skalierbare Lösung

Viele Tech-Unternehmen starten erstmal klein mit dem Marketing- und Sales Hub. Wenn die Vorteile sichtbar werden, folgen oft weitere Hubs. Und das ohne Systembruch oder neue Anbieter. Nutzer konzentrieren sich also zuerst darauf, Prozesse zwischen Marketing und Sales zu vereinheitlichen, zu optimieren und schlussendlich zu automatisieren. Häufig wird dann festgestellt, dass angrenzende Abteilungen von der Konsolidierung von Tools und Daten ebenso profitieren können.

Was definitiv mitwächst: KI! Wir alle wissen, dass KI längst keine Randerscheinung mehr ist, sondern ein Muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben. HubSpot nutzt generative KI für Content, Vorlagen, Datenergänzung und smarte Empfehlungen – nativ integriert, ohne Zusatztool. Generell hat HubSpot einen rasanten Release-Rhythmus, wenn es darum geht, neue Features zu entwickeln, die das Wachstum der Kunden weiter fördern.

Kurze Time-to-Value: Schnell starten ohne IT-Projekt

Nur weil Software das Kerngeschäft ist, heißt das nicht, dass eigene Entwickler Zeit im Überfluss haben, um nebenher komplexe interne Systeme aufzusetzen. HubSpot ist eine cloudbasierte Software (Serverstandort in Europa kann ausgewählt werden), sprich: es muss nichts lokal installiert werden, der Zugang erfolgt über den Browser, komplexe On-Premise-Installationen gibt es hier nicht. Mit der richtigen strategischen Vorarbeit ist die Time-to-Value somit relativ kurz.

Zusätzlich profitiert man von:

• Onboarding-Support (Direkt von HubSpot oder durch Partneragenturen)
• Riesige Wissensdatenbank & HubSpot Academy
• Support durch Chatbot & Agenten

Technisch gesehen ist das Ganze fast wie “auf Knopfdruck”. Trotzdem sollte bei der Einführung genügend Vorlaufzeit eingeplant werden: Ein so mächtiges Tool muss strategisch verankert werden, damit es auch im vollen Umfang genutzt und seine ganze Power zeigen kann. Und es steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter, die es nutzen sollen. Das bedeutet: wichtige Stakeholder von Anfang an einbinden und ein richtig gutes Onboarding.

Fazit: HubSpot als Wachstumsturbo für Tech-Unternehmen

Wachsende Technologieunternehmen stehen vor einer paradoxen Situation: Obwohl sie selbst digitale Lösungen entwickeln, arbeiten viele intern noch mit veralteten Prozessen. Wer hochkomplexe B2B-Produkte vertreibt, braucht Prozesse, die skalieren, ohne zusätzlichen Overhead für Marketing und Vertrieb. Genau hier setzt HubSpot an: Es verbindet alle kundenrelevanten Prozesse in einer Plattform, schafft Datentransparenz zwischen Teams und automatisiert wiederkehrende Aufgaben. Das Ergebnis: weniger Abstimmung, mehr Wirkung.