Einfach digitale Angebote erstellen mit HubSpot

Neue Funktion in HubSpot

Angebote, die nicht als PDF im Anhang verschickt werden, sondern über einen Link direkt im Browser aufegrufen werden können, liegen voll im Trend. In den letzten Jahren konnten sich hier bereits einige Proposal Software Hersteller erfolgreich positionieren, darunter PandaDocu oder Nusii, um nur einige Beispiele zu nennen. Nusii haben wir sogar lange Zeit in unserer Agentur eingesetzt.

Inzwischen ist das Erstellen von Angeboten auch eine Funktion in HubSpot und damit erste Wahl für alle Unternehmen, die sowieso schon einen Großteil ihrer Marketing- und Vertriebsprozesse über HubSpot abwickeln. Erfreulicherweise ist dieses Feature bereits in der kostenlosen Version enthalten, allerdings lassen sich Templates nur anpassen, wenn man im Besitz der Professional oder Enterprise Version des HubSpot Sales Hubs ist.

Die vorgefertigten Angebots-Templates in HubSpot wirken nämlich ein bisschen wie von der Stange. Eine Investition in ein eigenes, auf das Corporate Identity abgestimmtes Template ist daher in jedem Fall empfehlenswert.

Das Angebot wird zur Website

Da das Angebot wie eine Website im Browser dargestellt wird, erfolgt die Entwicklung des Templates mit HTML, JavaScript, CSS und der HubL Skriptsprache. Der Clou dabei: Bestehende Komponenten, die vielleicht schon für die Website entwickelt wurden, können im Angebots-Template kinderleicht wiederverwendet werden und umgekehrt. So kann beispielsweise ein Modul, das die Logos von Kunden anzeigt, auch in den Angeboten integriert werden. So spart man sich doppelte Arbeit und behält zugleich ein konsistentes CI.

Die Tatsache, dass ein HubSpot-Angebot im Prinzip nichts anderes ist als eine Website eröffnet euch eine Vielzahl gestalterischer Möglichkeiten, die ihr mit einem Angebot in Word oder Google Docs nicht hättet. Möchtet ihr ein Video in eurem Angebot einbinden oder eine interaktive Checkbox zur Annahme eure AGBs? Kein Problem. Mit dem Angebotstool von HubSpot gestaltet ihr Angebote, die eure potenziellen Kunden direkt ansprechen und überzeugen.

Das Herz eurer Angebote – die Produkte

Das Erstellen von Angeboten mit HubSpot ist denkbar einfach. Nachdem ein Deal vom Vertrieb angelegt wurde, beginnt man den Erstellungsprozess eines neuen Angebots typischerweise damit, die Produkte auszuwählen, aus denen das spätere Angebot zusammengesetzt werden soll. Dies erfolgt entweder durch Anlage individueller Produkte oder durch eine Auswahl aus der Produktbibliothek, über die selbstverständlich auch Dienstleistungen abgebildet werden können.

Die Verwendung der Produktbibliothek hat den großen Vorteil, dass ihr später sehr leicht nachvollziehen könnt, welche Produkte sich wie oft verkauft haben. Es ist auch ein Mittelweg möglich, denn Produkte aus der Produktbibliothek können speziell für das jeweilige Angebot angepasst werden ohne dass damit das ursprünglich Objekt überschrieben würde.

Wie in HubSpot üblich lassen sich auch Produkte über benutzerdefinierte Eigenschaften erweitern und so den Erfordernissen des Unternehmens anpassen. Es ist dann Aufgabe eures Templates, wie und wo diese benutzerdefinierten Eigenschaften im späteren Angebot angezeigt werden.

Rabatte und Zahlungspläne sowie Retainer oder Abonnement-Modelle können problemlos mit der HubSpot Angebotsfunktion abgebildet werden.

Individualisierung vs Standardisierung

Neben Produkten bietet euch HubSpot aktuell zwei Eingabefelder an, die ihr für die individuelle Anpassungen eures Angebots nutzen könnt. Das erste Feld kann beispielsweise dafür genutzt werden, um den Kunden persönlich anzusprechen oder die Zielstellung des Projektes genauer zu beschreiben. Das zweite Feld wiederum könnte individuelle Projektvereinbarungen enthalten wie beispielsweise den Beginn der Zusammenarbeit.

Alle weiteren Bestandteile des Angebots können nicht individuelle angepasst, sondern müssen über das Template bereitgestellt werden. Möchtet ihr beispielsweise in euren Angeboten an Neukunden einen festen Textblock zu eurer Unternehmensgeschichte einbinden und in Angeboten an Bestandskunden darauf verzichten, benötigt ihr hierfür zwei unterschiedliche Vorlagen.

Was auf den ersten Blick als Einschränkung der Flexibilität erscheinen kann, kann in der Praxis die Qualität eurer Angebote erhöhen und zugleich den Zeitaufwand, den ihr mit der Erstellung von Angeboten verbringt signifikant reduzieren. Nicht nur ist ein HubSpot viel schneller erstellt, als jedes mal ein neues Word-Dokument aufsetzen zu müssen, durch die Verwendung von vorgefertigten Standard-Textblöcken wird auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern deutlich gesenkt.

Bitte beachten: Das HubSpot Angebotsmodul wurde ursprünglich für eine hohe Standardisierung der Angebote konzipiert. Unternehmen, die eine starke Individualisierung ihrer Angebote benötigen, sollten die HubSpot Angebotsfunktion mit Vorsicht nutzen, da die Anpassungsmöglichkeiten begrenzt sind.

Elektronische Signaturen nutzen

Vorbei sind die Zeiten eingescannter Unterschriften. Denn mit der Verwendung der HubSpot-Angebotssoftware erhaltet ihr automatisch die Möglichkeit, elektronische Signaturen einzusetzen. Dies ist in HubSpot gleichermaßen einfach wie elegant gelöst. Anstatt einen externen Signatur-Provider anbinden zu müssen, ist diese Funktion in eurem HubSpot-Account bereits out-of-the-box enthalten. Alles was ihr dafür tun müsst, ist die Funktion im Angebot zu aktivieren und sowohl auf Auftraggeber- als auch Auftragnehmerseite die Person auszuwählen, die zur Unterschrift berechtigt ist.

Diese Funktion ermöglicht eine rechtssichere und gleichermaßen benutzerfreundliche Handhabung von Vertragsabschlüssen.

Alle Vorteile auf einen Blick

• Digitale Angebote erstellen mit HubSpot, die direkt im Browser angezeigt werden
• Hochwertige Designs mit interaktiven Elementen
• Standardisierung eurer Produkte über die HubSpot Produktbibliothek
• Geringer Zeitaufwand und Vermeidung von Fehlern
• Einfache Nutzung elektronischer Signaturen